Est-ce le bon canal ?
- Quelle est la liste des destinataires ?
- Quel est le moyen utilisé pour la lecture du mail ? Un terminal mobile n’a pas forcément la même bande passante technique et informationnelle qu’un grand écran. Un terminal mobile implique souvent un déplacement, donc une disponibilité moindre.
- Avez-vous besoin d’une réponse rapide ou pouvez-vous attendre ?
- Il est utile de rappeler que le mail est un outil asynchrone ==> Vous n’êtes pas censé attendre une réponse immédiate.
- Quels sont vos intentions et celles de votre/vos destinataires ?
- Quels sont vos attentes et celles de votre/vos destinataires ?
Votre mail doit être concis. Il doit être contextualisé et précis : utiliser l’objet du mail à cette fin pour préciser rapidement votre propos. Quand vous êtes en environnement multi-projet : rappeler celui-ci dans l’objet facilite le tri et la prise en compte du message.
Le mail doit répondre à Qui Quoi Ou Quand Comment Pourquoi (QQOQCP)
Se mettre d’accord sur le mode de communication et son aspect protocolaire.
Pour certains mail, l’accusé de réception automatique est à proscrire parce qu’il peut provoquer des irritations chez vos correspondants. Il est néanmoins utile de signaler à votre interlocuteur que vous avez pris connaissance de ce message et que vous le traiterez.
Enfin, dernière recommandation, mais non des moindres, ne répondez pas systématiquement à un mail directement et immédiatement. Si celui-ci vous échauffe, EFFACEZ les destinataires au préalable, cela vous évitera : « Oups, le message est parti … J’aurais dû être plus diplomate (moins insultant). »